Veelgestelde vragen SpecsPlaza
(Laatste aanpassing 25 november 2011)
1. Waarom een databank voor de bakkerijketen?
2. Voor wie is de databank bestemd?
3. Wat is het voordeel van deelname aan de databank?
4. Welke informatie geeft SpecsPlaza?
5. Hoe werkt SpecsPlaza voor leveranciers?
6. Hoe werkt SpecsPlaza voor afnemers?
7. Ik wil als leverancier wel aan SpecsPlaza deelnemen, maar heb maar een gering aantal artikelen voor de bakkerij. Geldt er voor mij een bijzondere regeling?
8. Hoe is de toegang tot specificaties geregeld?
9. In hoeverre geeft SpecsPlaza garanties voor een juist etiket?
10. Is de databank gereed voor gebruik?
11. Kent SpecsPlaza uniforme ingrediëntenbenaming?
12. Is een geautomatiseerde koppeling met SpecsPlaza mogelijk?
13. Wat kost deelname?
14. Wat moet ik doen om deel te kunnen nemen?
15. Wie zijn de initiatiefnemers?
16. Wat is de rol van het Productschap Akkerbouw?
17. Wat te doen als u een specificatie mist of geen inzage krijgt?
18. Controleert SpecsPlaza de door leveranciers ingevoerde specificaties?
1. Waarom een databank voor de bakkerijketen?
Sinds 2005 zijn nieuwe etiketteringsverplichtingen voor de bakkerijsector van kracht. Verplichtingen die meelfabrikanten, producenten van bakkerijgrondstoffen en bakkers een hoop rompslomp kunnen bezorgen. De bakkerijketen heeft het initiatief genomen om met SpecsPlaza een ingrediëntendatabank voor de gehele bakkerijketen te maken. SpecsPlaza is dé digitale snelweg voor uniforme informatie-uitwisseling binnen de sector. Het bevat gegevens over de ingrediënten die bakkers gebruiken voor hun brood en banket. Deze gegevens hebben zij nodig om een correct etiket te kunnen maken voor hun producten. De databank voorkomt dat producenten van grondstoffen hun gegevens op meerdere plaatsen moeten invoeren en dat bakkers voor hun gegevens te rade moeten gaan bij meerdere bronnen (zoals via internet of per telefoon). Dit bespaart deelnemers aan SpecsPlaza tijd en geld.
2. Voor wie is de databank bestemd?
SpecsPlaza is voor meelfabrikanten, producenten van bakkerijgrondstoffen, industriële bakkers en ambachtelijke bakkers. Het is een hulpmiddel om gegevensuitwisseling tussen de verschillende partijen veilig te uniformeren. Leveranciers aan bakkerijen zijn volgens EU-regelgeving namelijk verplicht om productspecificaties aan hun afnemers beschikbaar te stellen.
Deelname aan SpecsPlaza is niet verplicht. Uiteraard hebben bedrijven de vrijheid om productspecificaties op een andere wijze aan hun afnemers beschikbaar te stellen. Op de website worden op verzoek de namen van producenten geplaatst die deelnemen aan SpecsPlaza. Dit gebeurt, zodra gevalideerde specificaties daadwerkelijk aan de databank zijn aangeleverd. Mist u leveranciers? Neem dan contact op met uw leverancier. Mist u specificaties van deelnemende leveranciers? Hiertoe zijn in SpecsPlaza de gegevens van leveranciers beschikbaar.
3. Wat is het voordeel van deelname aan de databank?
SpecsPlaza uniformeert de informatie-uitwisseling binnen de bakkerijketen. Voor leveranciers aan bakkers betekent het dat zij hun gegevens niet op meerdere, maar op één plaats hoeven in te voeren. Voor bakkers betekent SpecsPlaza dat zij niet op verschillende manieren aan de juiste gegevens voor een correct etiket of schapkaart hoeven te komen. Dit bespaart tijd en geld. De databank van SpecsPlaza sluit ook aanop de meest gangbare etiketterings- en bakkerijsoftware. Kijk in het overzicht deelnemende softwareleveranciers welke pakketten zijn gekoppeld met SpecsPlaza. Maar u kunt ook reageren via het contactformulier.
4. Welke informatie geeft SpecsPlaza?
SpecsPlaza is bedoeld om het de ondernemer zo eenvoudig mogelijk te maken. Zo is de databank actueel, flexibel, neutraal en dekkend voor alle grondstoffen. Bovendien volgt SpecsPlaza de wetgeving en is het laagdrempelig ingericht. De eerste module van SpecsPlaza biedt de mogelijkheid om de vijf verplichte items van de basisspecificatie in te voeren en te beheren:
- de juiste ingrediëntenbenaming en -declaratie;
- allergeneninformatie;
- procentuele vermelding van ingrediënten;
- informatie over genetisch gemodificeerde organismen;
- informatie over doorstraalde waren.
Begin mei 2008 is SpecsPlaza uitgebreid met de mogelijkheid om ook informatie uit te wisselen die niet warenwettelijk verplicht is. Het gaat hier om:
- algemene informatie over het product;
- voedingswaarde zoals energie (kilojoules);
- claims, bijvoorbeeld vezelrijk of vetarm;
- uitgebreide allergeneninformatie;
- kenmerken betreffende levensovertuiging, bijvoorbeeld halal of kosher;
- productkenmerken, zoals fysische, chemische, microbiologische of sensorische eigenschappen;
- procesinformatie, wanneer een product bijvoorbeeld metaaldetectie heeft ondergaan of is gezeefd;
- houdbaarheid en bewaarcondities;
- uitgebreide verpakkingsinformatie;
- leveranciersinformatie;
- voedselveiligheidssystemen (certificaten);
- herkomst van ingrediënten, bijvoorbeeld uit welk land het ingrediënt afkomstig is.
SpecsPlaza streeft ernaar om de kwaliteit van de gegevens in de databank zo hoog mogelijk te houden. De SpecsPlaza-servicedesk bekijkt alle specificaties om na te gaan of deze aan de wettelijke eisen voldoen. In SpecsPlaza is voor leveranciers direct zichtbaar of een specificatie gecontroleerd is. De servicedesk heeft een adviserende rol; de leverancier blijft verantwoordelijk voor de correcte invoer van de specificatie. Leveranciers kunnen specificaties dan ook altijd valideren, zodat ze voor afnemers inzichtelijk zijn. Vanzelfsprekend brengt de servicedesk nimmer wijzigingen aan in door de leverancier gevalideerde specificaties.
5. Hoe werkt SpecsPlaza voor leveranciers?
Bedrijven kunnen productspecificaties op twee manieren aanleveren aan SpecsPlaza:
- zelf invoeren via specsplaza.nl;
- aanlevering via XML. U kunt dit via het contactformulier aangeven, waarna BakkerijPlaza contact met u opneemt.
Leveranciers kunnen SpecsPlaza ook gebruiken voor onderlinge informatie-uitwisseling. Ook hier geldt dat een collega-leverancier alleen een specificatie kan inzien met toestemming van de eigenaar van de specificatie. Voor wie meer wil weten kijkt in de SpecsPlaza-handleiding voor leveranciers.
6. Hoe werkt SpecsPlaza voor afnemers?
Bakkers kunnen SpecsPlaza op twee manieren gebruiken voor de samenstelling van een etiket:
- rechtstreeks inloggen in de databank via specsplaza.nl, waarna de productspecificatie in PDF-formaat is op te vragen. Bakkers maken vervolgens zelf de berekening voor het etiket. De procentuele samenstelling van een grondstof is alleen in leesbare tekst te zien als de leverancier dit heeft toegestaan;
- het opvragen van productspecificaties met behulp van etiketterings- of bakkerijsoftware. De software stelt vervolgens aan de hand van een receptuur het etiket samen. Kijk in het overzicht deelnemende softwareleveranciers welke pakketten zijn gekoppeld met SpecsPlaza.
In beide gevallen geldt als voorwaarde dat de meelfabrikant of leverancier van bakkerijgrondstoffen aan de gebruiker toegang moet hebben verleend tot zijn productspecificaties. Voor wie meer wil weten kijkt in de SpecsPlaza-handleiding voor afnemers.
Uiteraard kunt u voor vragen ook terecht bij de servicedesk, telefoon 0900 - 330 3000 (lokaal tarief).
7. Ik wil als leverancier wel aan SpecsPlaza deelnemen, maar heb maar een gering aantal artikelen voor de bakkerij. Geldt er voor mij een bijzondere regeling?
SpecsPlaza kent een bijzonder abonnement voor zogenaamde “kleine” leveranciers die maximaal 5 specificaties voor de bakkerij aanhouden. Dit abonnement, het “full service-abonnement” biedt voor een bedrag van € 195,- het volgende:
- het invoeren en beheren van maximaal 5 specificaties door SpecsPlaza en
- webtoegang tot de databank.
De leveranciers die van dit abonnement gebruik maken hoeven alleen de schriftelijke specificaties aan SpecsPlaza beschikbaar te stellen en eventuele wijzigingen steeds door te geven. SpecsPlaza voert de specificatie en eventuele wijzigingen in en legt een afdruk uit de databank ter goedkeuring voor aan de leverancier. De leverancier kan de specificatie ook zelf via de webtoegang valideren. De leverancier blijft steeds verantwoordelijk voor de juistheid van de specificatie.
8. Hoe is de toegang tot specificaties geregeld?
De eigenaar van de specificatie (de leverancier) bepaalt zelf wie toegang heeft tot zijn specificatie. Standaard geldt dat in SpecsPlaza iedereen de specificatie mag zien. De databank kent echter de mogelijkheid specifieke gebruikers te benoemen. Bij elke specificatie kan de eigenaar aangeven of de specificatie voor een beperkte (benoemde) groep zichtbaar is. Anderen zijn dan uitgesloten.
9. In hoeverre geeft SpecsPlaza garanties voor een juist etiket?
De leverancier is verantwoordelijk voor een correcte specificatie in de databank. Bakkers kunnen deze ophalen met bakkerijsoftware, om het etiket op basis van een receptuur/baklijst samen te stellen. De leverancier van deze bakkerijsoftware moet borgen dat een correcte receptuur leidt tot een correct etiket. SpecsPlaza maakt dus zelf geen etiket; dat doet de bakkerij- of etiketteersoftware.
De meeste bakkerijsoftwarepakketten kennen de mogelijkheid dat bakkers handmatig zelf het etiket aanpassen. Echter, de bakker blijft verantwoordelijk voor het juiste etiket. Softwareleveranciers doen echter al het mogelijke om een conceptetiket aan te bieden dat correct is.
Om de kwaliteit van de informatie in SpecsPlaza - en daarmee uiteindelijk de kwaliteit van een etiket - te verbeteren, kent de databank uniforme ingrediëntenbenaming (zie vraag 11). SpecsPlaza is de enige databank die zo werkt aan de kwaliteit van productspecificaties.
10. Is de databank klaar voor gebruik?
Ja. Bakkers en leveranciers kunnen de databank gebruiken om productspecificaties aan te bieden dan wel op te vragen. Inmiddels hebben ruim 90 meelfabrikanten en leveranciers van bakkerijgrondstoffen de databank gevuld met productspecificaties. Dit zijn voor een groot deel samengestelde grondstoffen. SpecsPlaza is daarmee vertegenwoordigd in alle groepen van bakkerijgrondstoffen. In het overzicht deelnemende leveranciers, ziet u welke bedrijven specificaties in de databank inzichtelijk hebben gemaakt voor hun afnemers.
Inmiddels is SpecsPlaza uitgebreid met een lijst met uniforme ingrediëntenbenamingen (zie vraag 11).
11. Kent SpecsPlaza uniforme ingrediëntenbenaming?
Ja, SpecsPlaza heeft een lijst met uniforme ingrediëntenbenamingen. De lijst bevat meer dan 1.175 uniforme benamingen voor bakkerij-ingrediënten. Toepassing van deze namen voorkomt dat een bakker hetzelfde ingrediënt twee maal op het etiket krijgt, als gevolg van een verschillende spel- of schrijfwijze (zoals 'zout' en 'keukenzout'). Bovendien maken uniforme ingrediëntenbenamingen het voor uw bakkerijsoftware gemakkelijker om te rekenen met de gewichtsaandelen van ingrediënten. Zo wordt de informatie-uitwisseling tussen leverancier en afnemer via SpecsPlaza een stuk eenvoudiger.
De meest actuele lijst met uniforme ingrediëntenbenamingen is raadpleegbaar via specsplaza.nl. Leveranciers die specificaties invoeren en/of valideren kunnen uitsluitend de benamingen hanteren, zoals die in de lijst zijn opgenomen. De lijst is ingebouwd in de databank, zodat SpecsPlaza geautomatiseerde ondersteuning biedt bij het uniform invoeren van specificaties.
De lijst met uniforme ingrediëntenbenamingen is een unieke lijst, die is voortgekomen uit de bundeling van expertise vanuit de gehele bakkerijketen. De lijst is nadrukkelijk niet statisch. Het staat ieder bedrijf open om aanvullingen of wijzigingen aan te kaarten bij het productschap. U kunt hiervoor gebruik maken van het reactieformulier SpecsPlaza-ingrediëntenlijst. Een deskundigencommissie beoordeelt ieder aanvullings- of wijzigingsverzoek en koppelt de uitkomst binnen twee werkdagen terug aan de indiener. Om een indruk te krijgen van de samenstelling en de beoordeling van aanvullingen en wijzigingen is een handleiding beschikbaar op de website van SpecsPlaza.
12. Is een geautomatiseerde koppeling met SpecsPlaza mogelijk?
Ja. Leveranciers en afnemers kunnen een XML-koppeling leggen met de ingrediëntendatabank. Hierdoor kan een bedrijf productspecificaties in SpecsPlaza voortaan geautomatiseerd aanleveren en onderhouden vanuit de eigen bedrijfsdatabase. Dit kan vooral voor bedrijven die veel specificaties in hun eigen database hebben of nodig hebben, aanzienlijk werk besparen. Het onderhoud van de specificaties hoeft maar op één plaats te gebeuren. Specificatiewijzigingen worden vervolgens automatisch doorgestuurd naar SpecsPlaza. Bedrijven die interesse hebben in een XML-koppeling kunnen contact opnemen via het contactformulier. Voor leveranciers is op aanvraag is een handleiding beschikbaar.
13. Wat kost deelname?
De initiatiefnemers van SpecsPlaza hebben als randvoorwaarde voor de realisatie van de databank gesteld dat de gebruikskosten voor het bedrijfsleven zo laag mogelijk worden gehouden.
De abonnementstarieven voor SpecsPlaza zijn voor de ambachtelijke bakkerij (charge-ovenbedrijf) gebaseerd op het aantal verkooppunten:
- 2 verkooppunten of minder, tarief € 110,- per jaar;
- 3 tot en met 10 verkooppunten, tarief € 150,- per jaar;
- 11 tot en met 20 verkooppunten, tarief € 190,- per jaar;
- 21 of meer verkooppunten, tarief € 225,- per jaar.
De abonnementstarieven voor SpecsPlaza zijn voor de industriële bakkerij (continu-ovenbedrijf) gebaseerd op het aantal productielocaties (vestigingen):
- 1 vestiging, € 225,- per jaar;
- 2 vestigingen, € 450,- per jaar;
- 3 vestigingen, € 675,- per jaar;
- 4 vestigingen, € 900,- per jaar;
- 5 vestigingen of meer, € 1.125,- per jaar.
Voor bijzondere afnemersgroepen (franchise-organisaties, inkooporganisaties en onderwijsinstellingen) gelden aparte tarieven. Neem hiervoor contact op met de servicedesk.
De abonnementstarieven voor SpecsPlaza voor de maalindustrie en de bakkerijgrondstoffenindustrie zijn afhankelijk van het aantal specificaties die in de databank worden aangehouden:
- 75 of minder specificaties, € 195,- per jaar;
- meer dan 75 specificaties, € 395,- per jaar.
Het abonnementsgeld wordt in januari per automatische incasso geïnd. Overigens geldt dat u in het jaar van aanmelding alleen betaalt voor dat deel van het jaar waarin u van SpecsPlaza gebruik maakt. Bedrijven die willen opzeggen doen dit voor 1 oktober. Daarna wordt het abonnement automatisch met een jaar verlengd (zie voor meer informatie de algemene voorwaarden). Alle genoemde bedragen zijn exclusief BTW.
14. Wat moet ik doen om deel te kunnen nemen?
Meelfabrikanten en leveranciers van bakkerijgrondstoffen kunnen zich via het aanmeldformulier op de website aanmelden voor deelname aan SpecsPlaza. Hierbij kunnen zij aangeven of zij de productspecificaties zelf invoeren of dat een oplossing via XML gewenst is.
Bakkers hebben eveneens een eigen aanmeldformulier. Vanwege de verschillende tarieven geven zij hierop aan of zij een charge-ovenbedrijf of continu-ovenbedrijf zijn. In alle gevallen moet bij het aanmelden akkoord zijn gegaan met de algemene voorwaarden.
15. Wie zijn de initiatiefnemers?
SpecsPlaza is een initiatief van de gehele bakkerijketen: maalindustrie, bakkerijgrondstoffenindustrie, de bakkerijgrondstoffenhandel en de industriële en ambachtelijke bakkerij. De betrokken organisaties zijn: de Nederlandse Vereniging van Meelfabrikanten (NVM), de Vereniging van Nederlandse Fabrikanten van Bakkerijgrondstoffen (Nebafa), de Nederlandse Vereniging van Distributeurs in Bakkerijgrondstoffen (NVDB), de Nederlandse Vereniging voor de Bakkerij (NVB), de Nederlandse Brood- en banketbakkers Ondernemers Vereniging (NBOV) en het Productschap Akkerbouw (voorheen het Productschap Granen, Zaden en Peulvruchten). Ook het Nederlands Bakkerij Centrum (NBC) is als onafhankelijk kennis- en adviescentrum voor de bakkerijsector nauw betrokken bij deze portal.
Het Productschap Akkerbouw zorgt voor de realisatie van SpecsPlaza. Q-ray in Wageningen heeft de databank gebouwd en is de ICT-partner van het productschap. Zie voor meer informatie Q-ray.nl. De frontoffice van SpecsPlaza, waaronder de servicedesk, wordt verzorgd door het NBC.
16. Wat is de rol van het Productschap Akkerbouw?
Het Productschap Akkerbouw is het overlegplatform en expertisecentrum voor de gehele akkerbouwketen, waaronder de bakkerijketen. Het productschap is neutraal: het dient het gezamenlijke ketenbelang. Vanuit deze rol beheert het productschap de portal BakkerijPlaza. Het productschap zorgt ervoor dat de inhoud van de portal actueel en objectief is. Daarbij wil het voortdurend inspelen op de wensen van het bedrijfsleven. Kijk voor meer informatie ook op productschapakkerbouw.nl.
17. Wat te doen als u een specificatie mist of geen inzage krijgt?
Is een leverancier wel deelnemer aan SpecsPlaza en is de specificatie van een bepaald product wel opgenomen in SpecsPlaza, maar heeft u geen toegang tot de specificatie? In dat geval heeft de leverancier u niet geautoriseerd om de specificatie in te zien. Als u deze specificatie nodig heeft, kunt u met de E-mailfunctie in het afnemersoverzicht de leverancier vragen u toegang te verlenen.
Neemt een leverancier wel deel, maar mist u als bakker niettemin een specificatie van deze leverancier, dan kunt u het volgende doen. Met behulp van de E-mailfunctie in het afnemersoverzicht (u kunt hiervoor dan een willekeurige specificatie van deze leverancier gebruiken) kunt u de leverancier vragen ook de specificatie van het product dat u mist in SpecsPlaza op te nemen.
Heeft u vragen of opmerkingen? Wilt u dan zo vriendelijk zijn om deze via het contactformulier naar het Productschap Akkerbouw sturen? U krijgt dan zo snel mogelijk antwoord!
18. Controleert SpecsPlaza de door leveranciers ingevoerde specificaties?
Uitgangspunt is dat de leverancier verantwoordelijk is voor zijn specificaties. SpecsPlaza zal daarom nooit zelf wijzigingen aanbrengen in specificaties. Wel voert SpecsPlaza controles uit op de geloofwaardigheid van een specificatie en geeft adviezen aan de leverancier hierover. Geeft een leverancier in zijn specificatie bijvoorbeeld aan dat er sprake is van een vegetarisch product terwijl uit de samenstelling blijkt dat het product dierlijke ingrediënten bevat, dan zal SpecsPlaza de leverancier hierop wijzen. Het is vervolgens aan de leverancier of hij het advies overneemt danwel naast zich neerlegt.